Get Shit Done (of Getting Things Done)

Getting things done (GTD) is een methode van David Allen waarmee je zeer efficiënt kunt werken. In dit artikel komen de 7 principes uit zijn boek aan bod. Omdat het een beetje een technisch verhaal is heb ik er mijn eigen draai aan gegeven.

1. Schrijf alles op

Zoals ik in een eerder artikel al noemde is het om zo productief mogelijk te zijn belangrijk om alles op te schrijven. Ten eerste omdat je dan niks kan vergeten en ten tweede omdat je alles wat je hebt opgeschreven kunt loslaten tot een later moment. Hierdoor ben je een stuk meer ontspannen en kun je je beter focussen. Dus pak een kladblok of download een app zodat je alles wat in je opkomt direct kunt noteren.

2. Maak je hoofd leeg

Alles opschrijven wat je nog moet doen is el een goed begin. Maar om echt productief te zijn moet je je hoofd leeg maken. Dit doe je door op te schrijven wat je allemaal bezig houdt. Ikzelf doe dit door te mindmappen in de app SimpleMind. SimpleMind is ook te installeren op je pc of laptop. Mindmappen helpt mij enorm om overzicht te krijgen over alle gedachten die door mijn hoofd zwerven. Zorg er dus voor dat je altijd iets in de buurt hebt je gedachten en ideeën te kunnen noteren.

3. Koppel al je taken aan projecten

Op een vast moment in de week verzamel je alle acties die je onder stap 1 hebt opgeschreven. Maak hierbij direct onderscheid tussen zakelijk en privé. Per actie bepaal je vervolgens of het een losstaande actie is of dat het onderdeel is van een groter ‘project’. Projecten kun je heel breed opvatten. Dat kan het organiseren van het kinderfeestje van je oudste dochter zijn maar ook een project op je werk.

Wanneer je het onderscheid hebt gemaakt in losstaande acties en projecten kun je bij iedere actie noteren hoe je de actie gaat uitvoeren. Moet je dit per mail doen? Doe je het telefonisch? Of moet je echt op pad? Als je dit hebt gedaan kun je bijvoorbeeld in een keer alle acties afhandelen waarvoor je moet bellen. Of kruip je een uur achter je laptop op alle mailtjes te versturen die op je actielijst staan.

3. De Ooit/Misschien lijst en data koppelen

De projecten die je bedenkt maar waar je nu nog niks mee gaat doen zet je op een aparte lijst. Zo heb bijvoorbeeld het schrijven van een boek en het maken van een online training op mijn Someday/Maybe lijst staan. Voor nu niet belangrijk maar ik wil niet vergeten dat ik daar misschien ooit iets mee wil.

Staan er acties op je lijst waar je nu niks mee hoeft te doen maar waar wel een specifieke datum aan te koppelen is? Bijvoorbeeld het jaarlijks uitje met je vriendinnen wat gepland moet worden? Zet deze acties dan in je agenda. Dit kun je in een papieren agenda doen maar natuurlijk ook gewoon in Outlook of de Google Calendar.

5. De ‘Ik wacht op’ lijst

Staat er een actie op je lijst wat eigenlijk geen acties is voor jou? Zet deze actie dan of je ‘Ik wacht op’ lijst. Vergeet deze actie overigens niet over te dragen want als de ander zich er niet bewust van is dat hij/zij de actie moet uitvoeren schiet je nog niks op. Met de ‘waiting for’ list heb je een duidelijk beeld van wie in je omgeving nog wat moet doen en kun je deze mensen waar nodig achter de broek aan zitten.

6. Noteer altijd een vervolg actie

Ken je dat? Van die projecten die maar niet opschieten? Dat komt waarschijnlijk omdat er geen duidelijke volgende actie is. Wanneer een actie niet concreet genoeg is werpt het een drempel op om deze actie uit te voeren. Als de volgende actie bijvoorbeeld is ‘projectplan opstellen’ zou je bijvoorbeeld moeten opschrijven ‘bijeenkomst plannen met Hans en Margreet om eerste versie projectplan op te stellen’.

De bijeenkomst plannen is namelijk concreet en makkelijker te doen iets abstracts als een projectplan opstellen. Het destilleren van praktische volgende acties is een van de belangrijkste onderdelen van Getting Things Done. Als je bij ieder project altijd een volgende praktische actie noteert zit er altijd vooruitgang in je project.

7. De ‘Weekly Review’

Het is in Getting Things Done van groot belang dat je minimaal één keer per week tijd neemt op je hele systeem door te nemen. Bekijk welke acties allemaal zijn uitgevoerd en welke nieuwe acties erbij zijn gekomen. Kijk ook goed naar je ‘waiting for’ lijst en verwijder wat is afgerond. De vervolg actie zet je vervolgens weer op je eigen lijst.

Als je meer details wilt weten over de 7 stappen raad ik je aan het boek te lezen. Verder ben ik erg benieuwd naar ervaringen met deze techniek. Laat je het hier onder even weten?