Herken je dat? Dat je hoofd zó vol zit met dingen die je allemaal wilt en moet doen dat er niks meer uit je handen komt? Dat je de hele tijd afgeleid bent van waar je eigenlijk mee bezig zou moeten zijn? Dat je je focus kwijt bent en de productiviteit verdwenen is?
Ik heb dat vooral gehad bij op opzetten van deze website. Ik moest nadenken over de vormgeving, hoe de website technisch in elkaar moest zitten, wat ik zou moeten doen om jou te bereiken. En dan heb ik het nog niet eens over alle artikelen die ik wil plaatsen maar eerst nog moet schrijven.
Ik heb dagen gehad dat ik heel druk ben geweest maar dat er vrij weinig concreets uit mijn handen is gekomen. Heel frustrerend want dat schiet natuurlijk niet op. Ik ben me dus een beetje gaan verdiepen in time management. Nog niet uitgebreid helaas maar onderstaande 6 tips helpen mij al enorm om wat orde in de chaos te scheppen.
1. Acceptatie
Accepteer het dat je beetje hulp nodig hebt om orde op zaken te stellen. Als je van jezelf weet dat je gedachten en acties de hele dag door van hot naar her vliegen, heb hier dan vrede mee en zorg dat je de boel wat stroomlijnt.
2. Kladblok
Leg een groot kladblok naast je laptop, je bed, in de keuken en bij de strijkplank. Schrijf alles wat je aan acties bedenkt direct op. Verzamel iedere avond alles wat je hebt opgeschreven en zet kruisjes bij de dingen die prioriteit hebben. Voor de nieuwe generatie, je kunt natuurlijk ook een takenlijst gebruiken in je telefoon.
3. Maak af waar je aan begint
Ik heb zelf vaak als ik ergens aan begonnen ben, halverwege al geen zin meer om er mee verder te gaan. Ik ga dan ook gerust iets doen waar ik wel zin in heb. Gevolg is dat ik aan het eind van de week met een takenlijst zit waar alleen nog maar dingen op staan die half af zijn en die ik niet leuk vind om af te maken. Geen leuke werkdag.
Spreek dus met jezelf af dat je afmaakt waar je aan begint. Als het een grote klus is (een of ander saai rapport ofzo) zet dan de timer op je telefoon of pak een kookwekker. Als deze afgaat kun je wat anders doen en de volgende dag ga je weer verder met het rapport.
4. Vaste momenten
Ik ben zelf niet zo’n planner. Nou ja, ik maak wel heel veel planningen maar ik hou me er nooit aan. Wat ik wel probeer te doen is op vaste momenten mijn mail te bekijken en te beantwoorden. Hetzelfde geldt voor het beantwoorden van appjes en berichten op social media. Dit voorkomt dat ik de hele dag bezig ben met ad hoc dingetjes en me nergens echt op kan focussen.
5. Houd rekening met onverwachte dingen
Als je werk hebt waar je nog wel eens ad hoc dingen moet oplossen, hou hier dan rekening mee in de planning van je dag. Hou hier bijvoorbeeld een uur voor vrij. Anders mis je iedere dag dat uur en krijg je je geplande werk nooit af.
6. Neem je eigen systeem onder de loep
Iedereen heeft een bepaalde manier van werken, een systeem. Het is goed om af en toe eens goed te kijken naar hoe efficiënt dit systeem eigenlijk is. Zo heb ik laatst mijn eigen administratie eens onder de loep genomen. Iedere keer zag ik er als een berg tegen op en het kostte me te veel tijd.
Nu heb ik eindelijk wat tijd geïnvesteerd om te kijken hoe het beter kan en heb ontdekt dat er flink wat online programma’s zijn die ontzettend handig zijn. Nu alleen nog tijd vinden om uit te zoeken hoe het werkt…
Heb jij misschien nog handige tips die helpen je productiviteit te verhogen? Laat dan even een reactie achter.
