Tegenwoordig hebben we toegang tot alle informatie die we maar willen. Ontzettend handig want voor iedere vraag die je stelt heeft Google wel een antwoord.
Het nadeel is alleen dat Google geen onderscheid maakt in fabels en echte feiten. Dat we nog steeds iets zelf moeten onderzoeken en ondervinden. Omdat we vaak te lui zijn om te onderzoeken of bepaalde informatie wel klopt, kiezen we er voor om aan den lijve te ondervinden of iets handig is of niet. Gevolg is dat we vaak veel tijd kwijt zijn aan dingen die helemaal niet efficiënt zijn.
Hieronder drie fabels over hoe je productiever kunt worden en hun oplossing.
1. Check in de ochtend niet als eerste je e-mail
Dit wordt gezegd omdat het checken van je e-mail vroeg in de ochtend je hele planning van de dag in de war kan schoppen. Ik moet zeggen dat hier wel een kern van waarheid in zit. Ik maak ’s avonds een lijstje met dingen die ik de volgende dag wil doen. Maar mijn eerste taak in de ochtend is het beantwoorden van mijn mail. Negen van de tien keer heb ik aan het eind van de dag te weinig tijd gehad om mijn lijstje af te werken omdat ik in de ochtend mijn mail heb laten leiden in de dingen die ik heb gedaan. Aan de andere kant, als je je mail niet checkt in de ochtend weet je dus ook niet of er urgente dingen zijn die direct moeten worden opgepakt.
Oplossing
Mij lijkt het niet verstandig om je mail helemaal niet te checken ’s ochtends vroeg. Het risico op een rood aangelopen baas of kwaaie klant is veel te groot. Aangezien iedereen tegenwoordig 24/7 aan het werk kan zijn, bestaat de mogelijkheid dat één van je belangrijkste klanten ’s avonds laat iets op de mail heeft gezet wat met spoed in de ochtend uitgevoerd moet worden.
Check je mail dus wel maar scan op belangrijke zaken. Zijn die er niet? Sluit je mail dan af en handel eerst de eerste drie taken op je prioriteitenlijst af en doe dan pas je mail. Of spreek met jezelf af dat je pas om 11.00 uur of na de lunch je mail afhandelt. Dan heb je de belangrijkste zaken netjes afgerond en kan je je met een gerust hart laten leiden door je mailbox.
2. Stop met multi-tasken
Er wordt gezegd dat je veel productiever bent als je je focust op één ding tegelijk. Ook hier zit zeker waarheid in. What’s appen tijden het auto rijden is bijvoorbeeld niet zo’n goed idee. En een chirurg die een open hartoperatie uitvoert en tegelijkertijd naar de Formule 1 zit te kijken is ook niet zo’n goed plan.
Maar je bent echt niet de hele dag bezig met dingen die zo belangrijk zijn dat ze je volledige aandacht eisen. Er zijn een heleboel dingen die je prima tegelijkertijd kunt doen en je daarmee tijd besparen. Bellen tijdens het auto rijden kan namelijk prima. Of een pod cast luisteren tijdens het hardlopen is ook geen probleem. De baby in slaap wiegen tijdens het koken, heerlijk efficiënt.
Oplossing
Bepaal als eerste welke activiteiten je volledige aandacht nodig hebben. Bij mij is dat bijvoorbeeld het schrijven van een nieuw artikel. Als ik hiermee bezig ben kan ik onmogelijk iets anders doen. Vervolgens bepaal je welke dingen je echt moet doen maar die prima op de automatische piloot kunnen.
Bijvoorbeeld de was opvouwen, strijken, hardlopen, grasmaaien en autorijden. Als laatste bepaal je de activiteiten waar je echt je aandacht bij moet houden maar waarbij je eigenlijk fysiek niks hoeft te doen. Denk hierbij aan het luisteren van een boek, het leren van Spaans vanaf je iPhone, of bellen van je schoonmoeder.
Vervolgens is het de truc om waar mogelijk de taken te combineren. Bel je schoonmoeder in de auto, leer je Spaans tijdens het vouwen van de was en luister een boek tijdens het hardlopen. Dus multi-task waar mogelijk zodat je tijd hebt om je volledige aandacht te geven aan zaken die dat echt nodig hebben.
3. Vroeg opstaan
Vroeg opstaan, wie houdt er niet van. Uhm…wie wel? Volgens de bekende productiviteitsgoeroes moet je een uur eerder opstaan dan de rest van je gezin. In dat uur kun je namelijk in alle rust al een deel van je prioriteitenlijst afwerken voordat de dag überhaupt begonnen is. Klinkt heel erg mooi maar een uur eerder opstaan betekent ook dat je ’s avonds een uur eerder naar bed moet. Misschien niet zo heel gezellig voor de mensen om je heen.
Oplossing
Bepaal wanneer jij het meest productief bent en pas je schema daar op aan. Je hebt mensen die ’s avonds heel productief zijn maar ’s ochtends niet vooruit te branden zijn. Als deze mensen ’s avonds vroeg naar bed gaan en omdat ze ’s ochtends lekker veel willen doen zal dit niet in hun voordeel werken.
Kijk ook naar wat de rest van het gezin doet. Als jouw kinderen ’s ochtends om half 6 al aan je bed staan ben je gek als je om half 5 uit je bed gaat. Tenzij je bakker bent natuurlijk. Conclusie: doe wat past bij jou en jouw leven.
Ken jij nog meer fabels met betrekking tot productief zijn? Of gaan bovenstaande punten juist wel op voor jou? Laat het hieronder even weten.
